Como validar um documento assinado eletronicamente
Mariana
5 min de leitura
Para validar documento assinado eletronicamente, use o validador da plataforma onde a assinatura aconteceu ou, no caso de certificado ICP-Brasil, o Validar do ITI. Assim, você confere quem assinou, quando, com qual método e se o arquivo sofreu alguma alteração depois. Além disso, a validação leva poucos minutos e não exige conta. Porém, ela só funciona com o arquivo original, nunca com um print ou uma cópia impressa.
O que significa validar documento assinado eletronicamente?
Validar um documento é conferir duas coisas: a autoria e a integridade. Ou seja, você confirma quem assinou e verifica se ninguém mudou o conteúdo depois da assinatura.
Essa conferência importa porque a lei liga a força da prova a esses dois pontos. Por exemplo, a Lei 14.063/2020, art. 4º, define a assinatura avançada como aquela em que qualquer modificação posterior é detectável. Da mesma forma, a MP 2.200-2/2001, art. 10, § 2º, exige meios que comprovem autoria e integridade.
Para entender os níveis de assinatura, então, leia assinatura eletrônica tem validade jurídica.
Por que validar um documento assinado?
Em geral, a validação evita problemas antes de você confiar no documento. Por exemplo:
- Primeiro, ela confirma que a assinatura é real e não uma imagem colada.
- Além disso, mostra se alguém alterou o texto depois que as partes assinaram.
- Também identifica o método usado, como código por e-mail, WhatsApp ou certificado digital.
- Da mesma forma, registra a data e a hora de cada assinatura.
- Por fim, gera segurança para aceitar contratos, procurações e documentos de terceiros.
Qual ferramenta usar para validar a assinatura?
A ferramenta certa depende do tipo de assinatura. Por isso, veja o quadro abaixo:
| Tipo de assinatura | Onde validar |
|---|---|
| Assinatura eletrônica feita em plataforma | No validador da própria plataforma |
| Assinatura com certificado ICP-Brasil | No Validar do ITI e no validador da plataforma |
| Assinatura gov.br | No Validar do ITI |
| Imagem de assinatura colada no PDF | Não existe validação, porque não há registro técnico |
Ou seja, cada plataforma guarda os registros de quem assinou nela. Já o ITI confere as assinaturas que seguem o padrão ICP-Brasil e as assinaturas gov.br.
Como validar documento no Validar do ITI?
O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) oferece o Validar, um serviço público e gratuito. Ele confere assinaturas com certificado ICP-Brasil e assinaturas feitas pelo gov.br. O passo a passo é simples:
- Primeiro, acesse validar.iti.gov.br pelo navegador.
- Em seguida, envie o arquivo assinado original, de preferência em PDF.
- Depois, aceite os termos de uso e clique em validar.
- Por fim, confira o relatório com os dados do certificado e o status de cada assinatura.
O relatório traz, em geral, três resultados possíveis. Primeiro, “aprovado” indica que a assinatura segue as normas. Por outro lado, “reprovado” indica que ela não segue. Já “indeterminado” significa que faltam informações para concluir.
No entanto, o Validar do ITI não reconhece assinaturas eletrônicas feitas só com código por e-mail ou WhatsApp. Nesse caso, a conferência acontece no validador da plataforma.
Por que o validador não reconhece a assinatura?
Na maioria das vezes, o problema está no arquivo, e não na assinatura. Por exemplo, as causas mais comuns são:
- Primeiro, o envio de um print, foto ou PDF escaneado, que perde a assinatura técnica.
- Além disso, a edição do arquivo depois da assinatura, mesmo que seja só um comentário.
- Também o uso de um validador que não reconhece aquele tipo de assinatura.
- Por fim, a conversão do PDF para outro formato antes da validação.
Por isso, guarde sempre o arquivo que a plataforma entregou ao fim do processo. Assim, a validação continua possível por muitos anos.
Como validar um documento assinado na SP Signer?
A SP Signer, plataforma de assinatura eletrônica com validade jurídica pela Lei 14.063/2020, tem um validador público. Dessa forma, qualquer pessoa confere a autenticidade de um documento, mesmo sem ter conta na plataforma.
O validador mostra quem assinou, quando e com qual método. Além disso, a trilha de auditoria de cada documento registra cada acesso, visualização e assinatura, com IP, data, hora e geolocalização. Quando a assinatura usa certificado digital ICP-Brasil, então, o documento também pode passar pelo Validar do ITI.
Para gerar documentos fáceis de validar, a SP Signer segue três passos:
- Carregue o documento: primeiro, faça upload do PDF ou Word e defina os signatários.
- Envie para assinar: em seguida, a SP Signer envia o link por e-mail ou WhatsApp, e o signatário assina no navegador, sem criar conta.
- Concluído com validade: por fim, a plataforma sela o documento com carimbo de tempo e o entrega a todos.
Além disso, a plataforma oferece assinatura por e-mail, WhatsApp e certificado digital ICP-Brasil (A1, A3 e nuvem). Também inclui validação por CPF, selfie ao vivo e biometria facial como pacote adicional. Para conhecer todos os recursos, veja como funciona a SP Signer.
Os planos partem de R$ 29/mês, com usuários ilimitados e sem fidelidade (valores de outubro de 2026):
| Plano | Preço mensal | Documentos por mês | Assinaturas com certificado digital |
|---|---|---|---|
| Pessoal | R$ 29/mês | 20 | 20 |
| Essencial | R$ 49/mês | 60 | 60 |
| Empresarial | R$ 129/mês | 150 | 150 |
Para comparar o custo de cada plano, por exemplo, leia quanto custa assinatura eletrônica em 2026. Além disso, os detalhes estão na página de planos da SP Signer.
Perguntas frequentes sobre validar documento assinado eletronicamente
Validar documento assinado eletronicamente é gratuito?
Sim, na maioria dos casos. Por exemplo, o Validar do ITI é um serviço público gratuito, e o validador público da SP Signer também não cobra nada.
Dá para validar uma assinatura feita por código no WhatsApp?
Dá, mas no validador da plataforma onde a assinatura aconteceu. Isso porque o Validar do ITI confere apenas assinaturas ICP-Brasil e gov.br.
Um PDF impresso e escaneado continua válido para conferência?
Não para a validação técnica, porque a cópia escaneada perde os dados da assinatura. Por isso, guarde sempre o arquivo digital original.
Como saber se alguém alterou o documento depois da assinatura?
Primeiro, envie o arquivo original ao validador. Então, se houver alteração, o resultado indica que a integridade do documento não se mantém.
Onde assinar documentos fáceis de validar?
Na SP Signer, cada documento sai com trilha de auditoria, carimbo de tempo e validador público, com planos a partir de R$ 29/mês. Por isso, teste por 7 dias grátis, sem cartão de crédito: crie sua conta na SP Signer.
